Email begon zo mooi: met iedereen snel en flexibel communiceren.

Nu wordt het steeds meer een hel: mensen zitten dagelijks urenlang hun inboxen uit te mesten. Want o wee als je te laat antwoordt. Dat dit vreemde vormen aanneemt, heb ik eerder beschreven.

De ene email lijkt op de ander
Het vervelendst is volgens mij dat vrijwel alle emails hetzelfde eruit zien in de inbox. Dit betekent in mijn geval dat ik niet snel kan zien of er zeer dringende mails zijn tussen de veelheid aan minder belangrijke boodschappen.
De meeste mensen zie ik dit oplossen door consequent achter de computer te zitten en stuk voor stuk de mails door te nemen. Bij een klein onderzoekje wat ik heb gehouden, bleek dit soort email-“management” zo’n 2 uur per dag te kosten!

Sorteren van “echte” post
Wat vreemd is: we behandelen “echte” post op een heel andere manier. Ik durf namelijk te wedden dat een blauwe envelop door iedereen direct herkend wordt. Of een rouwenvelop; een verjaardagskaart, een bankafschrift. Maar ook: de DM-brief; het reclamekrantje en natuurlijk: de handgeschreven brief.

Eigenlijk is je brievenbus een toonbeeld geworden van Positionering: vrijwel alle poststukken maken je duidelijk, wat je van hun inhoud kan verwachten. Gevolg: ik kan zelfs bij een overvolle brievenbus zeer snel scheiden tussen Afval, Facturen, Persoonlijke berichten, Bewaren en Scannen. Geen blauwe envelop of factuur die ik mis. Persoonlijke brieven lees ik vrijwel direct – de rest kan wel even wachten. Goed systeem!
Dat dit goed werkt, is niet bijzonder: er is een evolutie van zo’n 2 eeuwen overheen gegaan.

….is ook de oplossing bij email?
Op email gelegd betekent dit dat ik een manier zoek om mijn email te differentiëren, waardoor ik hetzelfde gemak heb met sorteren. Het houdt in dat ik simpelweg kan aangeven in mijn mail software wie belangrijke personen/instanties zijn in mijn zakelijke of persoonlijke leven. Die krijgen een duidelijke kleur of grootte van de mail of een icoon. Je kan je zelfs voorstellen dat je van tevoren aangeeft welke prioriteit mail heeft, afhankelijk van het tijdstip of dag.

Is dit niet veel werk van tevoren? Nou, nee: de meeste email systemen hebben een adresboek, dus wat is er makkelijker dan zeggen: iedereen in mijn adresboek krijgt een speciale behandeling? Ik krijg in mijn inbox maar weinig nieuwe email adressen te zien. En als ik ze zie is het of spam (zeldzaam) of nieuwe klanten of oude vrienden – twee categorieen die ik graag zie. En makkelijk te herkennen als aparte categorie.

De speurtocht naar betere email-softeware begint
Is dit zo’n revolutionaire gedachte? Ik kan het mij niet voorstellen. Toch zie ik dat de meeste email clients zich nu focussen op technische performance, spam weren en
intelligent filteren. Ik heb nog geen systeem ontdekt dat het bovenstaande doet.

Waarschijnlijk kijk ik hiervoor niet ver genoeg. Misschien is dit een gewone functie van Outlook of I-mail. Maar ik heb het nog niet ontdekt. En toch geloof ik dat dit een goed idee is. Ik ga de komende tijd op zoek naar een product dat hier op lijkt. Mocht je zelf al ervaring hebben: laat het mij weten. Als TNT Post zo’n product heeft of wil gaan voeren: ik heb interesse.

8 gedachten over “Email moet anders

  1. Hoi Ewout,

    Een aardige opsteker om je e-mail management in Outlook te verbeteren is de add-in Xobni. Ik heb ‘m uitgebreid beschreven op m’n weblog. Voorzien van Outlook 2007 (maar veel was ook in in XP/2003) mogelijk, maak ik nu structureel gebruik van categoriseren volgens m’n Getting Things Done indeling (waarvoor ik Jello.Dashboard, beschreven op een eerdere posting) inzet. Mijn inbox, maar ook de taken en kalender zijn nu een kleurrijk geheel, waarbij gepaste notificaties horen.

    O ja, nog zo’n lifehacking tip is om je “you’ve got new e-mail”-notificaties uit te zetten, en alleen op gezette tijden je mail te controleren en te behandelen. Scheelt een hoop verstoring op een dag.

  2. Henk-jan !

    Hoe toevallig kunnen dingen zijn? Zag dat Xobni eind Feb echt live is gegaan (oa via Techcrunch). Heb nog een keer het web afgezocht en kwam eigenlijk geen gelijkwaardige initiatieven tegen. Clearcontext en Taglocity zijn ook namen, maar ik struikelde vrijwel direct over de complexiteit van de applicaties.
    Hierna blijft het opvallend stil, zeker uit de Apple-hoek. Je zou verwachten dat men daar zeer gemakkelijke applicaties zou waarderen, maar ook hier: nog niet kunnen vinden. Nou gebeurt mij dat wel vaker met Apple-spullen, maar dat komt meer door mijn (nog) onbekendheid met de vele, vele software-makers die er voor programmeren.

    Opvallend om te zien dat een aantal ideeen die ik beschreef in Xobni zitten en een aantal nog niet. Maar aangezien Bill Gates er op verzot is, verwacht ik dat deze App binnenkort door MS wordt opgeslokt.

    Laten we zeggen: een goed begin van een oplossing, waar curieus genoeg tot nu toe weinig ruchtbaarheid voor was!

  3. Zonder een plug-in te installeren kan je nu ook al heel eenvoudig een kleur geven aan een bericht in outlook op basis van door jou bepaalde regels…. Zo heb ik jaren gewerkt met een eenvoudige rule waarbij alle berichten waar ik in de cc stond, een andere kleur hadden. Op het moment van het echte gevoel van geen controle meer hebben over alle berichten, deed deze het wel aardig…

  4. Interessant – en toeval! Yep, we zijn er nog steeds niet wat betreft de ‘perfekte’ email app.

    Had vorige week Windows Mail geinstalleerd (dat is zeg maar Outlook Express in Vista) – wat het apart maakt is de groepering van mails per email-account: elk account toont 4 mappen: in- en outbox, delete, draft. Op die manier houd je dus makkelijker overzicht.

    Zoals opgemerkt: met ‘rules\regels’ kun je elke inkomende mail (bijv. obv afzender) naar een map sturen – je inbox is dan al minder vol.

    Overigens, het is wel interessant om te zien hoe power-users hun mail (Gmail in dit geval) tweaken: http://lorelle.wordpress.com/2008/03/20/bloggers-ask-bloggers-to-help-with-gmail/
    Met name de links onderaan tonen weer eens aan hoe vindingrijk mensen zijn – misschien dat je je mail via Gmail moet gaan laten lopen (o.a. vanwege hun kleuren-labels)? Je kunt dan ook je mail lokaal binnenhalen (als backup, zeg maar, in het geval er iets fout gaat – zie de pop3 instrukties).

    Daarnaast – ik heb wel een idee m.b.t. je post van vorig jaar – die ellenlange heen en weer mails – met inspringen, >>>, kleuren etc. – mail-konversaties worden vroeg of laat onoverzichtelijk.
    Mocht je geinteresseerd zijn – je weet me te bereiken.

  5. En, als je omkomt in de mail:

    http://www.mailtank.com/

    “MailTank is a complete email solution for handling customer email quickly and effectively. It can be used by groups and individuals and creates a secure searchable archive of every email in and out of your business.”

    Ik gebruik het zelf niet, dus ‘caveat emptor’.

  6. Mailtank is een soort CRM/Helpdesk/Support-applicatie, met een focus op email. Mooie tools ingebouwd, waardoor je veel mails van klanten bijv. met hetzelfde antwoord kan bedienen.
    Lijkt mij goed voor klein/middelgroot bedrijf dat vanuit het callcenter ook de emails voor haar rekening neemt.

    Dat is het lastige merk ik van mijn behoefte: het is allemaal wel in de buurt, maar allemaal net niet helemaal.

    Wat ik nog het meest vind ontbreken is het visuele aspect: als je je mailbox opent is nog steeds niet te zien dat iets super belangrijk is, van je beste klant, etc, etc.

    Ik zie daarbij voor mij bijv. een hangend label aan een uitvergrote mail, waardoor de rest van de mails weggeschoven wordt.

    Als jij zoiets kan maken voor bijv Gmail, Jacques, dan ben ik graag je guinea pig.

  7. “…is nog steeds niet te zien dat iets super belangrijk is” – da’s natuurlijk super-subjektief 🙂

    Het zou mooi zijn als je zelflerende programma’s kreeg: als je bijv. 3 keer mail van X als belangrijk labelt, dat ie de volgende mail automatisch zo labelt.

    Voor Gmail zie ik nu slechts de kleuren\labels als oplossing (en, dat werkt goed hoor – dus dat zou ik zeker proberen – als je er hulp bij nodig hebt, laat maar weten) – blijft een kwestie van zelf regels instellen: ofwel je maakt een groep aan: ‘super belangrijk’ waarin je een aantal afzenders doet: dus mail van X, Y en Z krijgt dan een kleur\label (er van uit gaande dat ze dan weer geen mail sturen vanaf een ander cq “vakantie” adres).
    Of, je labelt elke belangrijke afzender, zodat ie eruit springt in je inbox. Je zou ook kunnen denken in projekt-labels en daar afzenders lid van maken.

    Weet niet welk mail-programma je gebruikt (er is een OL versie voor Apple), maar je zou eens kunnen zoeken naar plugins die labelling mogelijk maken – in OL2003 zijn de ‘regels’ zeer beperkt.

    Onderliggend probleem blijft het feit dat alleen jij kunt bepalen wie\wat er uit moet springen – iedere afzender vindt zijn mail erg belangrijk, en schreeuwt om je aandacht, maar daar kun je dus niet op afgaan. Daarnaast, je moet kriteria vaststellen waar die labels mee moeten kunnen werken – als je afzenders bijv. altijd(!) een projektnummer vermelden in de onderwerp-regel, dan wordt het al een stuk eenvoudiger om mail te groeperen.

    En ja, het bizarre is dat je nooit software vindt die 100% doet wat jij wil – zelfs als programmeurs luisteren naar hun gebruikers, dan blijven er altijd ‘nice-to-haves’ over 🙂

Reacties zijn gesloten.