Leuk om te zien dat 3 jaar na “Email moet anders”, deze discussie nu lijkt te gaan kantelen: het einde van Email als belangrijkste communatiekanaal?

Als je de daaropvolgende discussies wilt lezen, check dan hier.

Big Data en wij

In mijn presentatie over cloud computing kwam je het wellicht al tegen : “Big Data”. Het betekent dat er hoeveelheden data op ons afkomen die niet meer te managen vallen, laat staan dat ze opgeslagen kunnen worden.
Een soortgelijke lawine aan data komt op de moderne marketeer af – sociale netwerken, RSS feeds, email, nieuws en dergelijke. Stelde ik een paar jaar geleden “Kan email anders?” en had ik een burnout van sociale netwerken, nu kan je diezelfde vraag verbreden naar alle informatie. De pogingen om dit toch wel te doen heet “curation”. De beste Nederlandse vertaling vind ik nog wel “informatie verzorging”.

Twitter overload

Een aardig voorbeeld was mijn Twitter gedrag: drie jaar geleden was Twitter bizar en bijzonder – het was een klein clubje bijzondere mensen, die je vrij gemakkelijk kon bijhouden. Nu zijn er bijna 800 mensen die ik volg(de), uiteraard een onbegonnen zaak. Maar de online mores waren dat je elkaar volgt. En dus werd het instrument Twitter minder en minder relevant voor mij.

Door mijn zomervakantie werd ik mij hier van bewust – ik begon Twitter minder aansprekend te vinden. Niet zo vreemd – ik kon bijna niet meer oppikken waar ze mee bezig waren of welke relevante informatie ze aanwezen. Het moest anders.
Dus ben ik nu bezig om mensen te ontfollowen, een vreselijke taak. Want er zijn enorm veel leuke en boeiende mensen op Twitter. Maar ik moet mijzelf beperken. (hierover later meer in een aparte blogpost).

Info tools

Uiteraard zijn er de afgelopen jaren hiervoor speciale tools ontstaan, zoals Tweetdeck, Twitterific en dergelijke. Doel hiervan is om de informatiestroom in te dammen en te kanaliseren. Hetzelfde zie je bij RSS Readers en sinds vorige week probeert Gmail met een logaritme je belangrijkste conversaties bovenaan in de inbox te zetten.
Het is dus een fenomeen dat iedereen raakt, die met moderne informatie middelen te maken heeft. “Curate or Die” wordt het motto de komende tijd.

Robert Scoble, online curator

En dus is dit een interessant voor de socioloog van het internet, Howard Rheingold. Hij is nu weer bezig met een nieuw boek en “online curation” is daarvan een onderdeel. In de onderstaande video interviewt hij Robert Scoble, de online curator bij uitstek. Op de Next Web conferentie in 2008 liet hij al zien waarom: hij toonde de zaal een krankzinnig snel scrollende lijst met tweets van al zijn volgers. Naar eigen zeggen had hij hierover controle. Daarnaast publiceert en becommentarieert hij op zowat elke online netwerk, site en podcast, dus de man sjouwt wat informatie achter zich aan.

In de tussentijd heeft ook Scoble diverse tools nodig en adviseert hij deze aan beginnende curators. Van Tweetdeck tot Listorious tot gewoon, Twitter. Het gebruik varieert : de ene om specifieke mensen en informatie te vinden, de ander om een gevoel te krijgen waar de informatiegolven zich heen bewegen.

Zijn marketeers curators ?

Ik denk dat het voor veel mensen interessant is, laat staan voor marketing managers en marketeers. We worden al geacht om als een “spin in het web” te zitten – dus wordt het des te belangrijk om deze vaardigheid van curation zo snel mogelijk onder de knie te krijgen. Je moet er niet aan denken dat je CEO straks eerder iets weet over je markt dan jij. (Alsof je nog niet genoeg te doen hebt…)

Google Wave

Twee broers, Jens en Lars Rasmussen waren al eerder verantwoordelijk voor het maken van Google Maps. Zij stelden zichzelf de vraag : wat als email vandaag uitgevonden zou worden, ipv in de jaren ’50 – hoe zou het er dan uitzien ?

Real-time communicatie en samenwerking

Wat ze nu hebben gemaakt is een communicatie instrument in real-time. Dat niet alleen aspecten van email heeft, maar ook wiki’s, chat, sociaal netwerken, wikis, web chat en project management in elkaar gerold. De demo hieronder is lang, maar fascinerend. Neem alleen al de eerste 30 minuten en je krijgt een goede indruk wat het is. Kijk ook even naar de extension “Rosy” in de laatste 10 minuten en dan zie je een bijzondere toepassing van Wave : een real-time vertaler terwijl je schrijft.

Aspecten van Google Wave zijn dat het open source zal zijn; het is gemaakt in HTML5, waardoor de mogelijkheden van de browser om applicaties in te laten lopen sterk zijn uitgebreid; Het is real-time – waardoor bijv direct aanpassingen te zien zijn, die iemand anders in jouw document maakt. De mogelijkheid bestaat om een document dat je open houdt voor anderen, om te laten editen door die anderen. Waves kan je embedden in sites of blogs. Een erg briljant element is dat je “gesprekken” in email of op het web terug kan spelen, alsof het een video is. Hierdoor kan je goed zien wie van de deelnemers iets heeft aangepast of toegevoegd heeft in een gesprek.

Waarom is dit zo bijzonder ?

Email is een buitengewoon slecht instrument geworden voor communicatie en samenwerking. Het slurpt onze tijd op en maakt een grap van samenwerking. Dat kan dus effectiever. Op het internet zijn veel meer verschillende functionaliteiten gekomen, die samenwerking veel gemakkelijker en leuker maken. Wave wil die nieuwe functionaliteiten combineren met de goede aspecten van email.

En het geeft je de mogelijkheid om heel veel verschillende sites, blogs en tools te vullen met tekst vanuit 1 applicatie : Google Waves. Dat is natuurlijk eng, maar aan de andere kant : het zal ook wel lekker zijn om een centrale communicatieplek te hebben voor al  het werk wat je kan doen op het internet.

Zal het ons lukken om te stoppen met tijd te verliezen aan email  ? Eerlijk gezegd : ik betwijfel het – Google Wave biedt nu zoveel meer extra afleiding dan “alleen” email, dat ik mij nauwelijks kan voorstellen dat bedrijven ook de positieve kanten van kunnen zien. Misschien introceren ze dit het eerst in het callcenter – om de communicatie met de klanten te centraliseren, want die dames moeten zo langzamerhand behoorlijk gek worden van al de verschillende manieren waarop klanten tegenwoordig bij het bedrijf binnenkomen.

En voor de rest : het zal een geweldig speelding worden. Ik ga het met veel plezier uitproberen – ik hou jullie op de hoogte.

Sinds een paar jaar is hier het online groeten en wensen bijgekomen: via email worden teksten, online kaarten en hele feestnummers naar elkaar gestuurd. Op sociale netwerken is het ook flink druk, want je moet die 9.528 “vrienden” nu ook wel als zodanig behandelen met Kerst. Dit gaat allemaal redelijk goed, zolang je maar een email adres of website kent.

Het wordt echter problematisch als je je online vrienden en kennissen eens wilt verrassen via de snail mail (= echte post). Dan blijkt in mijn geval dat ik van de helft van de mensen eigenlijk alleen maar een email adres, 06-nummer of Twitter-account heb. En dan maar hopen dat die gegevens niet verouderd zijn. En hoe raar het ook mag klinken: veel mensen vermelden geen vast adres op hun eigen website.

Maar: met het internet zijn we niet voor een gat gevangen: dus had ik de afgelopen dagen volcontinue de volgende schermen open staan: detelefoongids, de website van mijn contact, Google.nl, gmail en GoogleMaps.  Toen lukte het meestal wel om de juiste adressen te vinden. In sommige extreme gevallen moest ik eerst een paar BV’s opzoeken via de KvK-site, waar een (geheim?) adres eindelijk soelaas bood over de plaats waar mijn Nieuwjaarsgroet heen kon.

Mmm..het is duidelijk dat ik niet moet overdrijven: online kennissen zijn goed, maar online kennissen met echte adressen zijn beter.

Een kort overzicht:
* Henk Jan suggereerde o.a. Xobni met verwijzing naar een artikel erover op zijn blog. Dit ziet er voor Outlook-gebruikers interessant uit, hoewel het mij moeite kost om voor te stellen hoe het precies werkt. (ik zit op Apple of Gmail tegenwoordig). Het ziet er voor mij enorm complex uit, maar ik kan mij daarin vergissen.
* Bart gaf aan dat het van tevoren filteren van mail hem al jaren rust geeft. Een goed idee.
* Jacques kwam met een hele lijst met o.a. gmail-hacks, referenties, software en suggesties om mijn leven met mail beter te maken. Dank mannen, dank!

Inbox Zero
Dankzij de tips ben ik wat dieper gaan spitten en kwam uit bij verschillende interessante bronnen:

Briljant is 43 Folders van Merlyn Mann. Hij heeft al in 2005 geschreven over de gevaren van email. In de vele reacties op zijn posts zie je precies dezelfde dingen waar ik en jullie al over schreven! Als je leest wat mensen beschrijven, dan zijn onze problemen nog maar een verkoudheidje vergeleken bij hun zware virusinfectie. Kortom: we hebben een universeel probleem te pakken.

Inclusief de schatting hoeveel tijd mensen kwijt zijn met het regelen van hun email: “medewerkers op kantoor zijn 0.5 tot 3 uur kwijt met het lezen van (slechte) email”. CNN doet nog een duit in de zak met de constatering dat E-mails ‘hurt IQ more than pot’. Hier moet wat gedaan worden, dat is duidelijk.

De 2 jaar daarop besteedt Mann aan een goed werkend systeem met de naam: “Inbox Zero”. Absoluut de moeite waard om te lezen. Je kan zijn presentatie voor de Google Academy bekijken. (1 uur)

Getting Things Done
Mann verwijst weer door naar Getting Things Done, een boek van David Allen. Henk-Jan is daar al fan van, voor mij was het een eerste kennismaking. Of toch niet: op Nu.nl is er een serie over Lifehacking. Ook de site Lifehacking.nl is de moeite waard van het bekijken.

Halverwege een conclusie
Het wordt mij duidelijk: Email is een meerkoppig monster. Het is niet even een kwestie van een paar foefjes leren, nee: het heeft ook ons gedrag beinvloedt, waar je ook weer rekening mee moet houden. Kortom, je kan hier techniek op loslaten, maar handiger is eerst: Een systeem om met mail om te gaan.

Ik ga daar eens rustig over puzzelen. Waarschijnlijk zal ik met jullie blijven discussiëren hierover, juist omdat het zo’n groot deel van ons prive/zakelijke leven uitmaakt. I keep you posted. Suggesties voor meer materiaal, reacties: meer dan welkom. Het probleem email gaat nog even niet weg.

Nu wordt het steeds meer een hel: mensen zitten dagelijks urenlang hun inboxen uit te mesten. Want o wee als je te laat antwoordt. Dat dit vreemde vormen aanneemt, heb ik eerder beschreven.

De ene email lijkt op de ander
Het vervelendst is volgens mij dat vrijwel alle emails hetzelfde eruit zien in de inbox. Dit betekent in mijn geval dat ik niet snel kan zien of er zeer dringende mails zijn tussen de veelheid aan minder belangrijke boodschappen.
De meeste mensen zie ik dit oplossen door consequent achter de computer te zitten en stuk voor stuk de mails door te nemen. Bij een klein onderzoekje wat ik heb gehouden, bleek dit soort email-”management” zo’n 2 uur per dag te kosten!

Sorteren van “echte” post…
Wat vreemd is: we behandelen “echte” post op een heel andere manier. Ik durf namelijk te wedden dat een blauwe envelop door iedereen direct herkend wordt. Of een rouwenvelop; een verjaardagskaart, een bankafschrift. Maar ook: de DM-brief; het reclamekrantje en natuurlijk: de handgeschreven brief.

Eigenlijk is je brievenbus een toonbeeld geworden van Positionering: vrijwel alle poststukken maken je duidelijk, wat je van hun inhoud kan verwachten. Gevolg: ik kan zelfs bij een overvolle brievenbus zeer snel scheiden tussen Afval, Facturen, Persoonlijke berichten, Bewaren en Scannen. Geen blauwe envelop of factuur die ik mis. Persoonlijke brieven lees ik vrijwel direct – de rest kan wel even wachten. Goed systeem!
Dat dit goed werkt, is niet bijzonder: er is een evolutie van zo’n 2 eeuwen overheen gegaan.

….is ook de oplossing bij email?
Op email gelegd betekent dit dat ik een manier zoek om mijn email te differentiëren, waardoor ik hetzelfde gemak heb met sorteren. Het houdt in dat ik simpelweg kan aangeven in mijn mail software wie belangrijke personen/instanties zijn in mijn zakelijke of persoonlijke leven. Die krijgen een duidelijke kleur of grootte van de mail of een icoon. Je kan je zelfs voorstellen dat je van tevoren aangeeft welke prioriteit mail heeft, afhankelijk van het tijdstip of dag.

Is dit niet veel werk van tevoren? Nou, nee: de meeste email systemen hebben een adresboek, dus wat is er makkelijker dan zeggen: iedereen in mijn adresboek krijgt een speciale behandeling? Ik krijg in mijn inbox maar weinig nieuwe email adressen te zien. En als ik ze zie is het of spam (zeldzaam) of nieuwe klanten of oude vrienden – twee categorieen die ik graag zie. En makkelijk te herkennen als aparte categorie.

De speurtocht naar betere email-softeware begint
Is dit zo’n revolutionaire gedachte? Ik kan het mij niet voorstellen. Toch zie ik dat de meeste email clients zich nu focussen op technische performance, spam weren en
intelligent filteren. Ik heb nog geen systeem ontdekt dat het bovenstaande doet.

Waarschijnlijk kijk ik hiervoor niet ver genoeg. Misschien is dit een gewone functie van Outlook of I-mail. Maar ik heb het nog niet ontdekt. En toch geloof ik dat dit een goed idee is. Ik ga de komende tijd op zoek naar een product dat hier op lijkt. Mocht je zelf al ervaring hebben: laat het mij weten. Als TNT Post zo’n product heeft of wil gaan voeren: ik heb interesse.

Die mails waren eerst zo serieus als een notitie, een vergaderstuk. Ze waren meestal langer dan je beeldscherm. Ze hadden een begin, een midden en een eind. De mailer wilde graag een besluit of een actie van je en daar eindigde de mail dan ook mee.
Deze oerperiode van email was als een pasgeboren baby : het resultaat van een groot verlangen, puur en maagdelijk.

En toen was email ineens populair. Mailers werden frivoler met benutting van de mogelijkheden van email, zoals : links, filmjes en rare plaatjes als attachment.
Zelfs spammers en virus-makers gingen er moeite voor doen. Irritatie was het gevolg en de geboorte van anti-spam en anti-virus software.
Maar de inhoud van de ontvangen mails was nog leesbaar. De puberteit van mail was duidelijk aangebroken, vol ongein, verkenning van nieuwe mogelijkheden en de daarbij horende puisten.

Lastig werd het daarna : mensen schreven steeds meer emails, zowel zakelijk als persoonlijk. De inhoud is korter en bondiger en veelal gericht op actie. Een goede ontwikkeling, al was het maar voor het leesgemak. Lastiger is dat de schrijvers verwachten dat je daar stante pede op reageert. Mail is duidelijk volwassen geworden – efficient en effectief.

De nieuwste ontwikkeling luidt een nieuw tijdperk in : ik krijg steeds meer emails die geen kop of staart meer hebben en ze worden naar gemiddeld 15 mensen tegelijkertijd gestuurd. Het begin is een korte vraag en daarna volgt een stortvloed aan reacties en tegenreacties. (“reply to all”)
Vroeger constateerde iedereen dat zoiets gekkenwerk was, want dat zou betekenen dat je permanent je email in de gaten moest houden. Een normale vergadering werd belegd.

Nu wordt effectief een online vergadering gehouden via de mail. Maar wel een erg chaotische, waarbij je erg goed in de gaten moet houden wie wat zegt. En een die over een periode van een paar dagen kan worden gehouden, met prive-email gesprekken in de kantlijn, die in-en uit de discussie komen. Het allergste zijn het soort “discussies” die geen eind hebben.

Dus die discussie doen we nog eens dunnetjes over bij de eerste de beste vergadering, aargh !

Hier eindigt het leven van email – uitgewerkt als nuttig communicatiemiddel, ongelezen door steeds meer mensen, bijna niet meer te onderscheiden van spam-mail…gevolgd door discussiefora binnen bedrijven. Om te vullen tijdens saaie vergaderingen ;D