Kijk eens, wordt binnenkort gelanceerd:

http://www.centernetworks.com/otherinbox-email-management-invites

http://mashable.com/2008/09/08/otherinbox/

http://blog.otherinbox.com/overview.html

Het zou mooi zijn als je zelflerende programma’s kreeg: als je bijv. 3 keer mail van X als belangrijk labelt, dat ie de volgende mail automatisch zo labelt.

Voor Gmail zie ik nu slechts de kleuren\labels als oplossing (en, dat werkt goed hoor – dus dat zou ik zeker proberen – als je er hulp bij nodig hebt, laat maar weten) – blijft een kwestie van zelf regels instellen: ofwel je maakt een groep aan: ‘super belangrijk’ waarin je een aantal afzenders doet: dus mail van X, Y en Z krijgt dan een kleur\label (er van uit gaande dat ze dan weer geen mail sturen vanaf een ander cq “vakantie” adres).
Of, je labelt elke belangrijke afzender, zodat ie eruit springt in je inbox. Je zou ook kunnen denken in projekt-labels en daar afzenders lid van maken.

Weet niet welk mail-programma je gebruikt (er is een OL versie voor Apple), maar je zou eens kunnen zoeken naar plugins die labelling mogelijk maken – in OL2003 zijn de ‘regels’ zeer beperkt.

Onderliggend probleem blijft het feit dat alleen jij kunt bepalen wie\wat er uit moet springen – iedere afzender vindt zijn mail erg belangrijk, en schreeuwt om je aandacht, maar daar kun je dus niet op afgaan. Daarnaast, je moet kriteria vaststellen waar die labels mee moeten kunnen werken – als je afzenders bijv. altijd(!) een projektnummer vermelden in de onderwerp-regel, dan wordt het al een stuk eenvoudiger om mail te groeperen.

En ja, het bizarre is dat je nooit software vindt die 100% doet wat jij wil – zelfs als programmeurs luisteren naar hun gebruikers, dan blijven er altijd ‘nice-to-haves’ over

Dat is het lastige merk ik van mijn behoefte: het is allemaal wel in de buurt, maar allemaal net niet helemaal.

Wat ik nog het meest vind ontbreken is het visuele aspect: als je je mailbox opent is nog steeds niet te zien dat iets super belangrijk is, van je beste klant, etc, etc.

Ik zie daarbij voor mij bijv. een hangend label aan een uitvergrote mail, waardoor de rest van de mails weggeschoven wordt.

Als jij zoiets kan maken voor bijv Gmail, Jacques, dan ben ik graag je guinea pig.

http://www.mailtank.com/ –

“MailTank is a complete email solution for handling customer email quickly and effectively. It can be used by groups and individuals and creates a secure searchable archive of every email in and out of your business.”

Ik gebruik het zelf niet, dus ‘caveat emptor’.

Had vorige week Windows Mail geinstalleerd (dat is zeg maar Outlook Express in Vista) – wat het apart maakt is de groepering van mails per email-account: elk account toont 4 mappen: in- en outbox, delete, draft. Op die manier houd je dus makkelijker overzicht.

Zoals opgemerkt: met ‘rules\regels’ kun je elke inkomende mail (bijv. obv afzender) naar een map sturen – je inbox is dan al minder vol.

Overigens, het is wel interessant om te zien hoe power-users hun mail (Gmail in dit geval) tweaken: http://lorelle.wordpress.com/2008/03/20/bloggers-ask-bloggers-to-help-with-gmail/
Met name de links onderaan tonen weer eens aan hoe vindingrijk mensen zijn – misschien dat je je mail via Gmail moet gaan laten lopen (o.a. vanwege hun kleuren-labels)? Je kunt dan ook je mail lokaal binnenhalen (als backup, zeg maar, in het geval er iets fout gaat – zie de pop3 instrukties).

Daarnaast – ik heb wel een idee m.b.t. je post van vorig jaar – die ellenlange heen en weer mails – met inspringen, >>>, kleuren etc. – mail-konversaties worden vroeg of laat onoverzichtelijk.
Mocht je geinteresseerd zijn – je weet me te bereiken.

Hoe toevallig kunnen dingen zijn? Zag dat Xobni eind Feb echt live is gegaan (oa via Techcrunch). Heb nog een keer het web afgezocht en kwam eigenlijk geen gelijkwaardige initiatieven tegen. Clearcontext en Taglocity zijn ook namen, maar ik struikelde vrijwel direct over de complexiteit van de applicaties.
Hierna blijft het opvallend stil, zeker uit de Apple-hoek. Je zou verwachten dat men daar zeer gemakkelijke applicaties zou waarderen, maar ook hier: nog niet kunnen vinden. Nou gebeurt mij dat wel vaker met Apple-spullen, maar dat komt meer door mijn (nog) onbekendheid met de vele, vele software-makers die er voor programmeren.

Opvallend om te zien dat een aantal ideeen die ik beschreef in Xobni zitten en een aantal nog niet. Maar aangezien Bill Gates er op verzot is, verwacht ik dat deze App binnenkort door MS wordt opgeslokt.

Laten we zeggen: een goed begin van een oplossing, waar curieus genoeg tot nu toe weinig ruchtbaarheid voor was!

Een aardige opsteker om je e-mail management in Outlook te verbeteren is de add-in Xobni. Ik heb ‘m uitgebreid beschreven op m’n weblog. Voorzien van Outlook 2007 (maar veel was ook in in XP/2003) mogelijk, maak ik nu structureel gebruik van categoriseren volgens m’n Getting Things Done indeling (waarvoor ik Jello.Dashboard, beschreven op een eerdere posting) inzet. Mijn inbox, maar ook de taken en kalender zijn nu een kleurrijk geheel, waarbij gepaste notificaties horen.

O ja, nog zo’n lifehacking tip is om je “you’ve got new e-mail”-notificaties uit te zetten, en alleen op gezette tijden je mail te controleren en te behandelen. Scheelt een hoop verstoring op een dag.