Email begon zo mooi: met iedereen snel en flexibel communiceren.
Nu wordt het steeds meer een hel: mensen zitten dagelijks urenlang hun inboxen uit te mesten. Want o wee als je te laat antwoordt. Dat dit vreemde vormen aanneemt, heb ik eerder beschreven.
De ene email lijkt op de ander
Het vervelendst is volgens mij dat vrijwel alle emails hetzelfde eruit zien in de inbox. Dit betekent in mijn geval dat ik niet snel kan zien of er zeer dringende mails zijn tussen de veelheid aan minder belangrijke boodschappen.
De meeste mensen zie ik dit oplossen door consequent achter de computer te zitten en stuk voor stuk de mails door te nemen. Bij een klein onderzoekje wat ik heb gehouden, bleek dit soort email-”management” zo’n 2 uur per dag te kosten!
Sorteren van “echte” post…
Wat vreemd is: we behandelen “echte” post op een heel andere manier. Ik durf namelijk te wedden dat een blauwe envelop door iedereen direct herkend wordt. Of een rouwenvelop; een verjaardagskaart, een bankafschrift. Maar ook: de DM-brief; het reclamekrantje en natuurlijk: de handgeschreven brief.
Eigenlijk is je brievenbus een toonbeeld geworden van Positionering: vrijwel alle poststukken maken je duidelijk, wat je van hun inhoud kan verwachten. Gevolg: ik kan zelfs bij een overvolle brievenbus zeer snel scheiden tussen Afval, Facturen, Persoonlijke berichten, Bewaren en Scannen. Geen blauwe envelop of factuur die ik mis. Persoonlijke brieven lees ik vrijwel direct – de rest kan wel even wachten. Goed systeem!
Dat dit goed werkt, is niet bijzonder: er is een evolutie van zo’n 2 eeuwen overheen gegaan.
….is ook de oplossing bij email?
Op email gelegd betekent dit dat ik een manier zoek om mijn email te differentiëren, waardoor ik hetzelfde gemak heb met sorteren. Het houdt in dat ik simpelweg kan aangeven in mijn mail software wie belangrijke personen/instanties zijn in mijn zakelijke of persoonlijke leven. Die krijgen een duidelijke kleur of grootte van de mail of een icoon. Je kan je zelfs voorstellen dat je van tevoren aangeeft welke prioriteit mail heeft, afhankelijk van het tijdstip of dag.
Is dit niet veel werk van tevoren? Nou, nee: de meeste email systemen hebben een adresboek, dus wat is er makkelijker dan zeggen: iedereen in mijn adresboek krijgt een speciale behandeling? Ik krijg in mijn inbox maar weinig nieuwe email adressen te zien. En als ik ze zie is het of spam (zeldzaam) of nieuwe klanten of oude vrienden – twee categorieen die ik graag zie. En makkelijk te herkennen als aparte categorie.
De speurtocht naar betere email-softeware begint
Is dit zo’n revolutionaire gedachte? Ik kan het mij niet voorstellen. Toch zie ik dat de meeste email clients zich nu focussen op technische performance, spam weren en
intelligent filteren. Ik heb nog geen systeem ontdekt dat het bovenstaande doet.
Waarschijnlijk kijk ik hiervoor niet ver genoeg. Misschien is dit een gewone functie van Outlook of I-mail. Maar ik heb het nog niet ontdekt. En toch geloof ik dat dit een goed idee is. Ik ga de komende tijd op zoek naar een product dat hier op lijkt. Mocht je zelf al ervaring hebben: laat het mij weten. Als TNT Post zo’n product heeft of wil gaan voeren: ik heb interesse.
